Odbiór mieszkania to moment, w którym nabywca sprawdza lokal i spisuje z deweloperem protokół, często z listą usterek do poprawy. To etap wrażliwy, bo od niego zależy pierwsze wrażenie klienta po zakupie i to, jak potoczy się dalsza obsługa. Jak opisaliśmy w poradniku o harmonogramie wydań, odbiory łączą się z przekazaniem lokalu. W tym poradniku pokazujemy, jak prowadzić odbiory mieszkań w CRM, żeby usterki nie ginęły, a terminy poprawek były pod kontrolą.
Co się dzieje podczas odbioru mieszkania
Podczas odbioru nabywca ogląda lokal, sprawdza zgodność ze standardem i uzgodnionymi zmianami lokatorskimi oraz zgłasza usterki. Powstaje protokół odbioru z listą uwag i terminami ich usunięcia. Od tego momentu deweloper ma zobowiązania do wykonania w określonym czasie, a klient oczekuje, że nikt o nich nie zapomni.
Jak prowadzić odbiory w CRM
W uporządkowanym procesie protokół i każda usterka mają swój ślad, status i termin.
Dzięki temu po odbiorze nie zostaje kartka z listą usterek, która ginie w szufladzie, tylko zestaw zadań z terminami, przypisany do lokalu i klienta. Widać, co jest do zrobienia i do kiedy.
Co powinno być w CRM na etapie odbioru
- protokół odbioru przypięty do karty lokalu i klienta;
- lista usterek jako zadania ze statusem i terminem;
- przypomnienia o terminach usunięcia usterek;
- potwierdzenie poprawek i zamknięcie protokołu.
Odbiory mieszkań bez CRM i z CRM
| Obszar | Bez CRM | Z CRM |
|---|---|---|
| Protokół odbioru | papier lub luźny plik | przypięty do karty lokalu |
| Lista usterek | łatwo zgubić | zadania ze statusem |
| Terminy poprawek | pilnowane z pamięci | przypomnienia automatyczne |
| Historia zgłoszeń | rozproszona | pełna na karcie |
| Zamknięcie tematu | niejasne | potwierdzenie i status |
Najczęstszy problem: usterki, o których zapomniano
Scenariusz ilustracyjny (przykład poglądowy). Podczas odbioru spisano piętnaście usterek. Część trafiła do jednego pracownika, część do drugiego, a lista papierowa gdzieś się zawieruszyła. Po dwóch tygodniach klient dzwoni z pretensją, że nikt nie oddzwonił, a połowa usterek nie została nawet zgłoszona ekipie. Kiedy każda usterka jest zadaniem z terminem, nic nie znika, a status widać na karcie lokalu.
Czego CRM nie zrobi
CRM poprowadzi obieg usterek i przypomni o terminach, ale nie usunie ich za ekipę i nie oceni, czy zgłoszenie jest zasadne. Nie zastąpi też samego odbioru z klientem. Przy pojedynczych odbiorach poradzisz sobie bez systemu. Przy wielu przekazaniach naraz uporządkowana lista usterek chroni przed zgubionymi zgłoszeniami i niezadowoleniem klientów.
Powiązane artykuły
- Proces sprzedaży dewelopera: cały przewodnik
- Harmonogram wydań lokali
- Zmiany lokatorskie u dewelopera
- Karta lokalu w CRM
- CRM dla deweloperów (strona rozwiązania)
Powiązane pojęcia
Odbiór lokalu łączy finalizację z obsługą posprzedażową:
- ✓ odbiór lokalu, protokół odbioru, usterki
- ✓ wydanie lokalu, zmiany lokatorskie, standard wykończenia
- ✓ reklamacja, serwis gwarancyjny, gwarancja
- ✓ karta lokalu, klient, historia zgłoszeń
Następny krok w procesie
Usterki i uwagi zgłaszane po odbiorze przechodzą w obsługę reklamacji. W kolejnym poradniku pokazujemy, jak prowadzić reklamacje deweloperskie w CRM.
FAQ: odbiory mieszkań w CRM
Czym jest odbiór mieszkania?
To sprawdzenie lokalu przez nabywcę i spisanie z deweloperem protokołu, zwykle z listą usterek i terminami ich usunięcia.
Co zawiera protokół odbioru?
Dane lokalu i stron, uwagi i usterki oraz terminy ich usunięcia. W CRM protokół jest przypięty do karty lokalu i klienta.
Ile czasu ma deweloper na usunięcie usterek?
Terminy wynikają z ustawy deweloperskiej i umowy. CRM pomaga ich pilnować, prowadząc usterki jako zadania z datami.
Jak CRM pilnuje usterek z odbioru?
Każda usterka staje się zadaniem ze statusem i terminem, z przypomnieniami, więc nic nie ginie po odbiorze.
Czy usterki można prowadzić jako zadania?
Tak, to zalecane podejście. Zadania mają właściciela, termin i status, a ich realizację widać na karcie lokalu.
Co jeśli usterka pojawi się po odbiorze?
Wtedy przechodzi w obsługę reklamacji lub serwisu gwarancyjnego. CRM łączy te etapy, więc historia zgłoszeń jest ciągła.
Czy historia usterek zostaje na karcie lokalu?
Tak, komplet zgłoszeń i ich statusów pozostaje na karcie, co ułatwia dalszą obsługę i rozmowy z klientem.
Jak zamknąć protokół odbioru?
Po potwierdzeniu usunięcia usterek zgłoszenia są zamykane, a protokół zyskuje status zakończonego, z pełnym śladem w systemie.
Chcesz, żeby żadna usterka z odbioru nie zginęła? Podczas prezentacji pokażemy, jak prowadzić protokół i listę poprawek jako zadania z terminami, powiązane z lokalem i klientem.
