Serwis gwarancyjny to obsługa zgłoszeń w całym okresie gwarancji na lokal i budynek, często rozłożonym na lata. To najdłuższy etap relacji z klientem po sprzedaży i jednocześnie ten najczęściej pomijany w systemach. Jak opisaliśmy w poradniku o reklamacjach deweloperskich, zgłoszenia po odbiorze przechodzą w obsługę gwarancyjną. W tym poradniku pokazujemy, jak prowadzić serwis gwarancyjny dewelopera w CRM, żeby po latach nadal wiedzieć, co, kiedy i dla kogo było naprawiane.
Dlaczego serwis gwarancyjny wymaga porządku
Gwarancja obejmuje dłuższy okres, a w tym czasie zmieniają się pracownicy, ekipy i priorytety. Zgłoszenie sprzed roku bywa trudne do odtworzenia, jeśli nie zostało nigdzie zapisane. Do tego dochodzą części wspólne budynku i zgłoszenia od wspólnoty, które trzeba powiązać z właściwą inwestycją. Bez jednego rejestru historia serwisu rozmywa się w mailach i pamięci.
Jak prowadzić serwis gwarancyjny w CRM
W uporządkowanym procesie każde zgłoszenie serwisowe jest powiązane z lokalem lub budynkiem, ma status i pozostaje w historii.
Dzięki temu nawet po latach widać pełną historię: co było zgłaszane dla danego lokalu, jak zostało załatwione i w jakim czasie. To ułatwia obsługę kolejnych zgłoszeń i rozmowy z klientem oraz wspólnotą.
Co powinno być w CRM na etapie serwisu gwarancyjnego
- rejestr zgłoszeń serwisowych powiązany z lokalem lub budynkiem;
- okres gwarancji i statusy zgłoszeń;
- historia napraw dostępna po latach;
- obsługa zgłoszeń od klientów i wspólnoty w jednym miejscu.
Serwis gwarancyjny bez CRM i z CRM
| Obszar | Bez CRM | Z CRM |
|---|---|---|
| Rejestr zgłoszeń | maile i pamięć | jeden rejestr |
| Historia po latach | trudna do odtworzenia | pełna na karcie lokalu i budynku |
| Okres gwarancji | pilnowany z głowy | widoczny przy zgłoszeniu |
| Zgłoszenia od wspólnoty | osobny obieg | powiązane z inwestycją |
| Ciągłość mimo zmian kadr | zależna od osób | wiedza w systemie |
Najczęstszy problem: zgłoszenie sprzed lat bez historii
Scenariusz ilustracyjny (przykład poglądowy). Klient zgłasza usterkę i wspomina, że podobna była naprawiana dwa lata temu. Osoba, która się tym zajmowała, już nie pracuje, maile są nie do odnalezienia, a nikt nie wie, co dokładnie wtedy zrobiono. Zamiast szybkiej obsługi zaczyna się śledztwo. Kiedy każde zgłoszenie zostaje w historii lokalu, wystarczy otworzyć kartę, żeby zobaczyć pełny obraz.
Czego CRM nie zrobi
CRM utrzyma rejestr i historię, ale nie wykona napraw i nie rozstrzygnie zakresu gwarancji wynikającego z prawa i umowy. Nie zastąpi ekipy serwisowej ani oceny technicznej. Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń poradzisz sobie bez systemu. Przy dłuższej gwarancji i wielu lokalach ciągłość historii jest tym, co najbardziej się liczy.
Powiązane artykuły
- Proces sprzedaży dewelopera: cały przewodnik
- Reklamacje deweloperskie w CRM
- Odbiory mieszkań w CRM
- Karta lokalu w CRM
- CRM dla deweloperów (strona rozwiązania)
Powiązane pojęcia
Serwis gwarancyjny zamyka proces obsługi po sprzedaży:
- ✓ serwis gwarancyjny, gwarancja, zgłoszenie serwisowe
- ✓ reklamacja, usterka, części wspólne
- ✓ wspólnota mieszkaniowa, budynek, inwestycja
- ✓ karta lokalu, klient, historia napraw
Cały proces w jednym miejscu
To domyka etap finalizacji i obsługi po sprzedaży. Pozostałe poradniki z procesu sprzedaży mieszkań znajdziesz w naszej bazie wiedzy o CRM dla deweloperów.
FAQ: serwis gwarancyjny dewelopera
Czym jest serwis gwarancyjny dewelopera?
To obsługa zgłoszeń w okresie gwarancji na lokal i budynek, obejmująca przyjęcie, naprawę i zapis w historii, często rozłożona na lata.
Jak długo trwa gwarancja na mieszkanie?
Okres wynika z przepisów i umowy. CRM pokazuje przy zgłoszeniu, czy mieści się ono w okresie gwarancji.
Czym różni się serwis gwarancyjny od reklamacji?
Reklamacja to pojedyncze zgłoszenie wady, a serwis gwarancyjny to całościowa obsługa zgłoszeń w okresie gwarancji, z historią napraw.
Jak CRM prowadzi historię serwisu?
Każde zgłoszenie jest powiązane z lokalem lub budynkiem i pozostaje w historii, więc nawet po latach widać, co i kiedy było naprawiane.
Czy zgłoszenia od wspólnoty też można prowadzić w CRM?
Tak, zgłoszenia dotyczące części wspólnych można powiązać z budynkiem i inwestycją, obok zgłoszeń z poszczególnych lokali.
Co, gdy zmieni się zespół obsługujący serwis?
Wiedza pozostaje w systemie, a nie w głowach osób. Nowy pracownik widzi pełną historię zgłoszeń i napraw.
Czy zobaczę historię napraw danego lokalu?
Tak, wystarczy otworzyć kartę lokalu, żeby zobaczyć komplet zgłoszeń serwisowych i ich statusy.
Czy dane serwisowe można wyeksportować?
W powerCRM dane są Twoje i można je wyeksportować, bez uzależnienia od jednego dostawcy.
Chcesz, żeby historia serwisu była dostępna nawet po latach i zmianach w zespole? Podczas prezentacji pokażemy, jak prowadzić zgłoszenia gwarancyjne powiązane z lokalem, budynkiem i inwestycją.
