Ekspert radzi: CRM i TMS w TSL jak wybrać system, który realnie podniesie marżę o 5–15%?

‍

W dynamicznej branży TSL (transport, spedycja, logistyka) cyfrowa transformacja to nie moda, a warunek przetrwania.

Jeszcze w 2015 r. 68% polskich firm transportowych zarządzało zleceniami w Excelu lub na papierze dziś ten odsetek spadł do 32%, ale wciąż blokuje rentowność (dane: raport ZMPD „Cyfryzacja w TSL 2024”).

Źródło : https://truckbiznes.pl/wiekszosc-firm-transportowych-i-logistycznych-ma-swoja-strategie-cyfryzacji/

‍

Problem, który znam z autopsji:

W jednej z moich firm-klientów (spedycja z 40 pojazdami) tracono średnio 2 zlecenia tygodniowo, bo kierowcy nie raportowali statusów na czas. Faktury generowano ręcznie – błędy w marży sięgały 8%. Po wdrożeniu dedykowanego CRM/TMS marża netto wzrosła z 4,2% do 11,7% w 9 miesięcy.

‍

Celem nie jest „cyfryzacja dla cyfryzacji”, lecz przejście od chaotycznego zarządzania operacyjnego do zarządzania danymi gdzie każdy kilometr, litr paliwa i minuta pracy kierowcy przekładają się na zysk.

‍

Dlaczego firmy TSL wybierają CRM/TMS?

‍

✅ Tracisz zlecenia przez brak widoczności trasy?W 2023 r. średni czas reakcji na opóźnienie w spedycji bez TMS wynosił 45 minut – z systemem spada do <5 minut (badanie IRU „Digital Logistics 2024”).Przykład z praktyki: Klient z flotą 25 ciągników siodłowych – integracja GPS + GeoFence pozwoliła automatycznie aktualizować statusy. Efekt: zero utraconych zleceń z tytułu „brak info o ETA”, +7% obłożenia floty.

‍

✅ Faktury w Excelu = godziny błędów?Automatyzacja generowania faktur i POD skraca czas administracji o 48–62% (Gartner „TMS ROI 2023”).Mój case: Spedycja międzynarodowa – 1200 faktur/miesiąc. Po wdrożeniu: zero pomyłek w numerach rejestracyjnych, eksport do KSeF w 1 klik.

‍

✅ Nie wiesz, które trasy są rentowne?Raporty ex-ante pokazują marżę przed akceptacją zlecenia. Średni wzrost marży: 4–12% (dane: McKinsey „Transport Profitability 2024”).Doświadczenie: W firmie z 80% trasami międzynarodowymi wyeliminowaliśmy 3 nerentowne relacje (PL–IT) – zysk +€42 tys. rocznie.

‍

✅ Brak follow-upów z klientami?Automatyczne przypomnienia o płatnościach redukują DSO o 12 dni (średnia branżowa: 52 dni, raport Intrum 2024).Tip z życia: Segmentacja klientów w CRM (A/B/C) + spersonalizowane oferty backhaul – +18% powtarzalnych zleceń u stałych kontrahentów.

‍

Źródło

‍

‍

‍

Fundament: przejście od operacji do zarządzania danymi

‍

Prawdziwa wartość systemu leży w jego zdolności do agregacji i interpretacji danych. W transporcie sprowadza się to do trzech kluczowych obszarów.

‍

Przekładanie precyzji kwotowania na zysk

Wycena to moment, w którym albo zyskujesz, albo tracisz. System TMS musi działać jak zaawansowany kalkulator kosztów, który uwzględnia zmienne real-time:

• Dynamiczne koszty paliwa i opłat: Wycena musi automatycznie pobierać aktualne ceny paliw i opłat drogowych (myto), zapewniając, że marża jest liczona na bazie faktycznych, bieżących wydatków, a nie historycznych założeń.
• Analiza marży ex-ante: Przed akceptacją zlecenia, system powinien natychmiast pokazać przewidywaną rentowność, uwzględniając puste przebiegi, czas pracy kierowcy i amortyzację pojazdu. To twój bufor bezpieczeństwa finansowego.

‍

Pełna kontrola nad flotą jako aktywem

Flota to twoje najdroższe aktywo. System musi maksymalizować jego wykorzystanie.

• Zwiększenie obłożenia floty i eliminacja pustych przebiegów: Dzięki integracji z telematyką (GPS, FMS) oraz giełdami frachtów, system aktywnie identyfikuje pojazdy kończące trasę i sugeruje wolne ładunki powrotne (backhaul). W ten sposób optymalizujesz każdy kilometr.
• Automatyzacja rozliczeń kierowców: Połączenie danych z tachografu i lokalizacji GPS umożliwia automatyczne i bezbłędne rozliczenie czasu pracy, diet i ryczałtów. Minimalizuje to ryzyko błędów w rozliczeniach i oszczędza godziny pracy administracyjnej.

‍

‍

Dedykowane funkcje stworzone dla firm transportowych i spedycyjnych

‍

Funkcjonalności krytyczne: co system dla TSL musi mieć?

‍

Wybierając platformę, nie ulegaj ogólnikowym obietnicom. Zweryfikuj głębię tych czterech kluczowych modułów.

‍

Głębia integracji i telematyka (monitoring gps)

Kluczowe pytanie: Czy system tylko wyświetla lokalizację, czy przetwarza dane GPS?

• Integracja dwukierunkowa: System musi nie tylko odbierać dane GPS (lokalizacja), ale też wysyłać zlecenia do aplikacji kierowcy i automatycznie aktualizować status zlecenia w momencie dojazdu do punktu GeoFence (np. plac załadunku).
• Dane FMS i zużycie paliwa: System powinien łączyć dane GPS ze zużyciem paliwa. Umożliwia to audyt pracy kierowców i wychwytywanie nieefektywnych stylów jazdy.

‍

Moduł spedycyjny i zarządzanie ryzykiem

System musi wspierać spedytora w codziennym, dynamicznym podejmowaniu decyzji.

• System oceny podwykonawców (trust score): Automatyczna ocena przewoźników zewnętrznych na podstawie terminowości, reklamacji i szybkości dostarczania dokumentów. Minimalizujesz ryzyko współpracy z nierzetelnymi partnerami.
• Automatyczne alerty compliance: W przeciwieństwie do kalendarza Excel, system proaktywnie przypomina o zbliżających się terminach przeglądów (TDT), legalizacji tachografów, ubezpieczeniach (OC/AC) i uprawnieniach kierowców.
• Optymalizacja załadunku (LTL): Zaawansowane systemy oferują sugestie dotyczące łączenia ładunków drobnicowych (LTL), maksymalizując wykorzystanie każdego metra naczepy.

‍

Moduł fakturowy i księgowy

Integracje z systemami finansowymi muszą być stabilne i bezbłędne.

• Gotowość na KSeF (krajowy system e-faktur): Upewnij się, że system jest przygotowany do eksportu ustrukturyzowanych danych faktur lub ma stabilną integrację z twoim programem księgowym. To wymóg prawny, który za chwilę dotknie każdego.
• Automatyczne przypisanie kosztów do zlecenia: Faktury za paliwo, opłaty drogowe (viaTOLL, myto) i inne koszty zmienne muszą być automatycznie przypinane do konkretnego zlecenia, aby audyt marży był natychmiast możliwy.

‍

Raporty zarządcze (dashboard decyzyjny)

Właściciel firmy potrzebuje wiedzy, nie tylko danych.

• Wskaźniki KPI rentowności: Oprócz standardowego obrotu, dashboard powinien prezentować: średnią marżę na km, obłożenie floty (%), wskaźnik DSO (dni oczekiwania na płatność).
• Analiza przyczyn źródłowych (root cause analysis): Raporty nie tylko pokazują opóźnienie, ale wskazują jego przyczynę (np. nadmierny czas na rozładunku w magazynie X, powtarzające się awarie pojazdu Y). Pozwala to na strategiczne zmiany procesów.

‍

‍

Zobacz również:

• Automatyzacja systemów CRM z AI
• Ile trwa wdrożenie CRM?
• CRM dla firm produkcyjnych‍