W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorstw, niezależnie od ich skali i branży, staje przed koniecznością zakupu systemu do zarządzania. Taki program to nie tylko narzędzie służące do kontroli finansów, lecz również do efektywnego kierowania kluczowymi procesami, w tym tymi wymaganymi przez aktualne regulacje prawne. W związku z tym, pojawia się pytanie: jaki system wybrać do zarządzania małą i średnią firmą?
Spis treści:
Oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem to kompleksowe narzędzie, które skupia się na rozwiązaniu problemów i spełnieniu potrzeb Twojej firmy. Jest to wszechstronny system, obejmujący obszary takie jak księgowość, handel, marketing oraz zarządzanie magazynem. Jego celem jest nie tylko optymalizacja, przyspieszenie i zautomatyzowanie konkretnych procesów, ale także wspieranie Twojego biznesu w dostosowywaniu się do przepisów prawa i ewoluujących wymagań rynkowych.
Współczesne regulacje prawne nakładają na firmy szereg dokumentów i raportów, takich jak Jednolity Plik Kontrolny (JPK) czy Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). System do zarządzania firmą pozwala na szybkie i precyzyjne generowanie tych dokumentów oraz przypomina o zbliżających się terminach ich sporządzania i przekazywania do odpowiednich instytucji. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującym prawem, co wprowadza poczucie bezpieczeństwa w codziennych operacjach.
Zobacz również:
Przy selekcji oprogramowania do zarządzania firmą kluczowym aspektem jest ocena jego funkcjonalności i dostosowanie do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Analiza poszczególnych modułów systemu w kontekście wspierania procesów biznesowych stanowi istotny etap, mający na celu skuteczne dostosowanie narzędzia do specyfiki działalności.
Integralność oprogramowania z innymi już istniejącymi rozwiązaniami oraz partnerami biznesowymi stanowi kolejny ważny element. Możliwość łatwej migracji danych między różnymi programami, takimi jak skrzynka mailowa czy system biura rachunkowego, wpływa korzystnie na efektywność pracy i przepływ informacji.
Dodatkowo, istotne jest zwrócenie uwagi na potencjał integracyjny z urządzeniami, takimi jak skanery czy kolektory danych. Szczególnie w przypadku obszarów logistycznych, integracja z urządzeniami może znacząco usprawnić i zautomatyzować procesy, przyspieszając tym samym codzienną pracę.
Kolejnym istotnym elementem do rozważenia przy wyborze systemu jest jego wersja mobilna, co stanowi wygodne rozwiązanie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego zespołu. Pracownicy terenowi mogą korzystać z firmowego tabletu lub telefonu do zbierania danych czy szybkiego dostępu do informacji. Mobilny dostęp do informacji o składowanych towarach ułatwia również pracę magazynierom, umożliwiając swobodne poruszanie się po halach.
Jeśli system nie posiada istotnych funkcji z punktu widzenia Twojego biznesu, istotne jest sprawdzenie, czy istnieje możliwość dostosowania go do bieżących lub przyszłych potrzeb. W miarę rozwoju firmy warto, aby system rozwijał się wraz z nią. Przy zakupie gotowego rozwiązania z pudełkiem warto zatem sprawdzić, czy łatwo można je rozbudować o dodatkowe funkcje.
Kwestia intuicyjności obsługi systemu ma również duże znaczenie. Producenci, którzy zapewniają dostęp do materiałów instruktażowych, takich jak poradniki wideo na platformach jak YouTube (jak w przypadku Comarch ERP Optima), mogą ułatwić proces nauki zarówno dla właściciela firmy, jak i jego zespołu. Szeroka dostępność takich tutoriali stanowi ważne wsparcie, zarówno podczas nauki, jak i rozwiązywania ewentualnych problemów w trakcie codziennej pracy.
Dodatkowo, popularność systemu wśród innych firm może być istotnym wskaźnikiem jego skuteczności. Im większa baza użytkowników, tym większe prawdopodobieństwo, że system obsługuje kluczowe procesy biznesowe, a często spotykane problemy zostały już rozwiązane.
Innym kluczowym aspektem, który warto rozważyć przy selekcji oprogramowania do zarządzania firmą, jest pozycja producenta na rynku. Czy firma produkująca oprogramowanie cieszy się renomą, czy jej produkt jest uznawany i integrowany przez inne marki IT? Te kwestie świadczą o jakości danego rozwiązania. Im silniejsza pozycja programu, tym łatwiej będzie integrować go z różnymi systemami, niezależnie od tego, czy to sklep internetowy, oprogramowanie biura księgowego czy specjalistyczny system dedykowany określonym procesom w danej branży.
Prestiż oprogramowania można także ocenić poprzez analizę jego sieci partnerskiej i dystrybucyjnej. Wybierając system, który jest dostępny tylko poprzez jednego dostawcę, narażamy się na ryzyko, zwłaszcza gdy ta firma zakończy działalność. Warto tu przytoczyć przykład sieci partnerskiej Comarch, gdzie Kotrak od lat dostarcza kompleksowe usługi wdrażania i rozwijania aplikacji dla firm. Nasza firma wyróżnia się między innymi pełnym wsparciem technicznym oraz zdolnością integracji wdrażanego oprogramowania z innymi systemami.
Ostatnim aspektem, który zasługuje na uwagę podczas wyboru oprogramowania do zarządzania firmą, jest regularność aktualizacji. Zapewnienie bieżących aktualizacji przez producenta systemu pozwala na utrzymanie funkcjonalności zgodnej z obowiązującym prawem oraz dostosowanie się do zmian rynkowych i prawnych.
Systemy do zarządzania firmą zazwyczaj są nabywane w kontekście aspektów handlowych. Ich moduły są zorientowane na procesy sprzedażowe, takie jak wystawianie faktur, przygotowywanie ofert czy prowadzenie magazynu.
Drugim powszechnym rodzajem modułów są rozwiązania księgowe, obejmujące zarządzanie finansami, kwestie podatkowe, prawne oraz kadrowe.
Oprócz głównych obszarów, które klienci zazwyczaj chcą wspierać za pomocą systemu, istnieje wiele dodatkowych komponentów, dostosowanych do specyfiki branży i charakteru firmy. Wspomniane moduły obejmują sklepy internetowe, zarządzanie magazynem, obieg dokumentów, raportowanie, analizy, a także zarządzanie relacjami z klientem. Ponadto, istotne są funkcje związane z wymaganiami ustawodawczymi, takie jak Jednolity Plik Kontrolny (JPK), e-sprawozdania finansowe czy Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
Przy wyborze systemu do zarządzania firmą warto również rozważyć kompleksowe zabezpieczenie danych firmowych poprzez szeroko rozumiany backup. Składowanie danych zarówno na firmowych dyskach, jak i w chmurze zwiększa bezpieczeństwo biznesu. Dostawca oprogramowania powinien również oferować mechanizmy ochrony danych przed kradzieżą oraz opcje archiwizacji informacji. Kotrak proponuje systemy, które spełniają te kryteria, zapewniając kompleksową ochronę danych firmy.
Wdrożymy CRM w Twojej firmie, przeszkolimy pracowników
umów bezpłatną konsultację
Korzyścią płynącą z posiadania systemu do zarządzania firmą jest głównie efektywność czasowa i możliwość redukcji zatrudnienia. Automatyzacja zadań, które wcześniej wymagały ręcznego wykonania, może skrócić czas pracy nawet o połowę. W przypadku wzrostu liczby zadań i konieczności zatrudnienia nowych pracowników, wprowadzenie systemu zarządzania firmą pozwala na zatrudnienie mniejszej liczby osób w porównaniu z sytuacją, gdy taki system nie jest używany.
Dodatkowo, programy ułatwiają również proces wdrożenia nowych pracowników. Wiele systemów działa na podobnych zasadach, a wiele firm korzysta z tych samych rozwiązań IT. Dzięki intuicyjnym interfejsom możliwe jest szybsze wdrożenie nowych pracowników, co jest zdecydowanie prostsze niż szkolenie ich w obszarze firmowych arkuszy kalkulacyjnych.
Inną zaletą jest automatyczne gromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu. Jest to szczególnie wygodne, na przykład, gdy pracownik przechodzi na urlop macierzyński. W ten sposób inna osoba może łatwo i szybko uzyskać pełną historię związana z danym produktem lub klientem.
Oprogramowanie do zarządzania firmą pozwala również na eliminację wielu błędów w operacjach firmy. Ustawienia systemu pozwalają mu samodzielnie monitorować poprawność określonych elementów oraz przypominać o konieczności wykonania określonych zadań. Oczywiście wszystko to jest wcześniej ustalone przez Ciebie lub Twoich pracowników.
Przy wyborze odpowiedniego dostawcy oprogramowania istotne jest, aby skoncentrować się na analizie portfolio firmy oraz jej referencjach. Solidny partner producenta systemu powinien bez wahania przedstawić przykłady swoich dotychczasowych wdrożeń.
Warto sprawdzić stronę internetową producenta, zwłaszcza w przypadku renomowanych marek, takich jak Comarch, które posiadają rozbudowane sieci partnerskie. Mapy sprzedaży dostępne online pozwalają nie tylko zlokalizować firmy wdrożeniowe w okolicy, lecz także dowiedzieć się, co inni klienci sądzą o ich usługach. Na mapie sprzedaży Comarch znajdziesz np. oddziały Kotrak obsługujące klientów na terenie całej Polski.
Podczas wyboru dostawcy warto także skoncentrować się na ofercie usług dodatkowych związanych z wdrożeniem. Sprawdź, czy firma oferuje kompleksowe szkolenia dla pracowników w obszarze obsługi systemu oraz czy zapewnia wsparcie techniczne 24/7. Dodatkowo, zorientuj się, czy dostawca ma zdolność tworzenia niestandardowych dodatków programistycznych, które mogą uzupełnić i rozwijać funkcjonalność Twojego systemu do zarządzania firmą.
Solidny dostawca oprogramowania troszczy się również o jego aktualizacje. Aktywnie informuje o dostępnych uaktualnieniach, udziela klarownych instrukcji dotyczących ich instalacji, a nawet może zająć się samodzielnym wdrożeniem, eliminując zbędne kłopoty dla Ciebie.
