Zoho CRM to znaczący gracz w obszarze systemów zarządzania relacjami z klientami, wspierający efektywność procesów sprzedażowych. Ta uznana platforma CRM, której początki sięgają 2005 roku, znacznie wyprzedza wiele innych narzędzi CRM pod względem doświadczenia na rynku. Dzisiaj może pochwalić się imponującą liczbą ponad 50 milionów użytkowników. Zastanówmy się, czy rzeczywiście Zoho CRM umożliwia sprzedaż w sposób bardziej inteligentny, efektywny i szybki.
Przeczytaj również Jak wdrożyć system CRM w firmie?
spis treści:
Przy próbie odwiedzenia strony Zoho CRM, użytkownik zostaje przekierowany do jej angielskiej wersji. To może wprowadzić pewne zamieszanie, gdyż mogłoby to sugerować, że sam system również nie jest dostępny w języku polskim, co mogłoby zniechęcić niektórych użytkowników. Jednakże, okazuje się, że Zoho CRM oferuje polską wersję językową.
Proces zakładania konta w Zoho CRM jest prosty i szybki. Istnieje możliwość utworzenia darmowego konta, które obsługuje do trzech użytkowników, a także skorzystanie z 15-dniowej wersji próbnej dostępnej w trzech różnych planach taryfowych. Do założenia konta wystarczy podać kilka podstawowych informacji. Jeśli ktoś woli, może także zalogować się poprzez konto Google lub LinkedIn, co jeszcze bardziej upraszcza proces rejestracji.
Podczas procesu rejestracji, Zoho CRM automatycznie identyfikuje lokalizację użytkownika na podstawie adresu IP, dzięki czemu już po zalogowaniu użytkownik zostaje powitany pulpitem w języku polskim, bez konieczności ręcznej konfiguracji. System oferuje opcję ustawienia języka i waluty, wspierając przy tym wiele walut oraz będąc dostępnym w 25 różnych wersjach językowych.
Główna strona Zoho CRM umożliwia wybór między domyślnym a klasycznym widokiem, które prezentują aktualne zadania, wydarzenia dnia, zdobyte kontakty i inne elementy. Użytkownik ma pełną swobodę w personalizacji tej strony, może dodawać lub usuwać sekcje według własnych potrzeb.
W górnym menu Zoho CRM znajdują się takie zakładki jak namiary, kontakty, transakcje, działania, raporty, projekty i wiele innych, z możliwością ich indywidualnej konfiguracji. Ciekawym elementem jest zakładka „Produkty”, gdzie można ręcznie dodawać produkty, importować je z pliku, a nawet z innego systemu CRM.
Początkowo może być niejasne, czym różnią się namiary od kontaktów. Jednak po wejściu w odpowiednie moduły różnica staje się oczywista. W namiarach przechowywane są informacje o potencjalnych klientach (leadach), którym można przypisywać etykiety, np. „Contact in future”, podczas gdy zakładka kontaktów służy do przechowywania danych kontaktowych.
Przystępując do integracji z Zoho CRM, zwykle skupiam się na dwóch podstawowych elementach, które są dobrze znane większości użytkowników – kalendarzu i skrzynce e-mail. Zoho CRM oferuje obie te funkcje, lecz proces synchronizacji nie jest tak prosty, jak mogłoby się wydawać. Osobiście jestem przyzwyczajony do bardziej intuicyjnych rozwiązań i początkowo zakładałem, że integracja z tymi narzędziami z poziomu głównego ekranu będzie bezproblemowa. W przypadku Zoho CRM okazało się to jednak bardziej skomplikowane. Musiałem nieco poszukać, ale ostatecznie udało mi się zrealizować synchronizację poprzez ustawienia systemu.
Integrację z kalendarzem przeprowadziłem w sekcji o nazwie „Platforma handlowa”. Po odnalezieniu tej opcji, sam proces integracji przebiegł szybko i sprawnie. Jednakże warto zwrócić szczególną uwagę na synchronizację poczty e-mail, którą można skonfigurować w zakładce „Kanały”.
Gdy udało mi się zsynchronizować moją pocztę Gmail, zdecydowałem się na włączenie funkcji „SalesInbox” w Zoho CRM. Ten moduł prezentuje się i działa podobnie do tradycyjnej skrzynki mailowej, oferując pełny dostęp do wszystkich wiadomości.
Szczególnie praktycznym aspektem jest możliwość przeglądania całej historii korespondencji z konkretnym kontaktem bezpośrednio z poziomu ich profilu w Zoho. Dodatkowo, wysyłając wiadomości bezpośrednio z systemu Zoho CRM, otrzymujemy powiadomienie, kiedy nasz adresat otworzy naszą wiadomość. To funkcja przypominająca narzędzie Sellizer, które niedawno recenzowaliśmy, ale jest tu dostępna jako zintegrowana część Zoho CRM.
Oprócz wymienionych funkcji, Zoho CRM oferuje również API, co umożliwia integrację z różnymi zewnętrznymi systemami, w tym z rozwiązaniami VOIP. Wszystko, co jest niezbędne do efektywnego zarządzania relacjami z klientami, jest dostępne w systemie. Integracje z narzędziami marketingowymi i inne dodatkowe funkcje są łatwo dostępne w ustawieniach, a także w sekcji Marketplace. Marketplace przypomina sklep z aplikacjami, oferując setki gotowych integracji, które mogą być dodane do systemu CRM w celu rozszerzenia jego możliwości.
Wracając do samej oceny Zoho jako systemu CRM, jedną z jego kluczowych funkcji jest możliwość dodania użytkowników i przypisania im różnych ról i uprawnień. To ustawienie realizuje się w sekcji ustawień.
Głównym moim zainteresowaniem jest funkcja dodawania szans sprzedażowych. W Zoho ta funkcja istnieje, ale jest ukryta pod modułem o nazwie "transakcje". Na początku ta nazwa wprowadziła mnie w błąd i musiałem poświęcić trochę czasu na znalezienie tej opcji. To był dobry moment, aby przetestować działanie wsparcia technicznego. Niestety, okazało się, że kontakt telefoniczny jest dostępny tylko dla użytkowników płacących za pełną wersję serwisu, więc musiałem samodzielnie rozwiązać ten problem.
Preferuję widok typu tablica kanban do graficznego przedstawiania szans sprzedażowych – to rozwiązanie pozwala mi na łatwe i intuicyjne zarządzanie szansami sprzedaży. Dzięki tej opcji mogę sprawnie przemieszczać szanse pomiędzy różnymi etapami sprzedaży, po prostu przeciągając je i upuszczając w wybranym miejscu. Proces dodawania nowej szansy sprzedaży w Zoho CRM jest prosty i nie zajmuje wiele czasu, pod warunkiem, że kontrahent jest już wcześniej dodany do systemu. W moim przypadku cały proces zajmuje około minuty.
W Zoho CRM odkryłem funkcję tworzenia ofert, co początkowo wydawało mi się nieintuicyjne w polskiej wersji językowej. Początkowo myślałem, że Zoho nie oferuje modułu ofertowania, jednak rzetelność testów zaprowadziła mnie do tego rozwiązania. Okazało się, że oferty można tworzyć w module oznaczonym jako „Zamówienia”. Aby to zrozumieć, musiałem przełączyć się na wersję angielską, aby następnie zlokalizować odpowiednik tej funkcji w wersji polskiej. Proces ten wymagał pewnej dociekliwości i eksploracji, zanim udało się odnaleźć i zrozumieć tę funkcję w systemie.
Oprócz wymienionych wcześniej funkcji, Zoho CRM oferuje także:
Sekcja „Raporty” w Zoho CRM zrobiła na mnie ogromne wrażenie. Dostępna jest tu obszerna gama gotowych raportów, a także opcja tworzenia własnych, co jest znaczącym atutem. Oprócz tego istnieje dodatkowa zakładka - „Analityka”, która dostarcza bogaty zestaw różnorodnych danych statystycznych. To właśnie tutaj możemy znaleźć i analizować lejek sprzedażowy.
Warto zwrócić uwagę na funkcję opartą na sztucznej inteligencji – Zia. W systemie Zoho CRM, Zia obserwuje nasze działania i sugeruje optymalizacje, jeśli zauważy możliwości poprawy. Na przykład, poinformuje nas, gdy liczba dodanych szans sprzedaży w danym tygodniu będzie mniejsza niż w tygodniu poprzednim. To naprawdę interesujące narzędzie!
Wdrożymy CRM w Twojej firmie, przeszkolimy pracowników
umów bezpłatną konsultację
Zoho CRM przykłada dużą wagę do ochrony danych, stosując System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (ISMS). Wprowadzone zostały surowe procedury dotyczące bezpieczeństwa, które zapewniają ochronę dostępności, przetwarzania, integralności i poufności informacji klientów. W procesie zatrudniania personelu przeprowadza się dogłębną weryfikację, obejmującą sprawdzenie przeszłości kryminalnej i historii zawodowej pracowników. Po zatrudnieniu pracownicy przechodzą specjalistyczne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa oraz podpisują umowy dotyczące ochrony danych.
Użytkownicy systemu mają również możliwość wzmocnienia bezpieczeństwa swojego konta, stosując silne hasła i wdrażając wielopoziomowe metody uwierzytelniania. Zoho CRM umożliwia również staranne zarządzanie danymi i uprawnieniami użytkowników. Przy logowaniu, system oferuje wskazówki dotyczące dostępnych zabezpieczeń i jak ich używać.
System pozwala na szczegółowe dostosowanie ról i uprawnień dla każdego użytkownika, definiując ich zakres dostępu i możliwości edycji danych. Administratorzy mają pełną kontrolę nad tym, jakie informacje są dostępne dla poszczególnych użytkowników, co zapewnia dodatkowy poziom bezpieczeństwa.
Zobacz również:
Zoho CRM jest doskonałym rozwiązaniem dla różnorodnych branż, w tym sektorów handlowych, usługowych i e-commerce. Jest także idealnym wyborem dla freelancerów oraz małych przedsiębiorstw. System ten szczególnie dobrze sprawdza się w branżach technologicznych, handlu detalicznym i usługach finansowych, dostosowując się do specyficznych potrzeb tych sektorów.
Zoho CRM jest zaprojektowany z myślą o intuicyjności i łatwości użytkowania, ale jak każde zaawansowane oprogramowanie CRM, może wymagać pewnego czasu na naukę i adaptację. Dla użytkowników, którzy nie są zaznajomieni z systemami CRM, początkowa konfiguracja i opanowanie wszystkich funkcji Zoho CRM może wydawać się skomplikowana.
